Как выбрать TMS в логистике

Семь пунктов, которые помогут сделать правильный выбор

Разработчики систем управления перевозками прошли долгий путь с 1980-х годов, когда появились первые программы с самыми простыми функциями. Сегодня эти продукты стали краеугольным камнем всей корпоративной логистики — они позволяют управлять цепочками поставок, обеспечивают их прозрачность и повышают производительность сотрудников. Однако 30% директоров недовольны своей TMS — чтобы не попасть в их число, к выбору решения стоит подойти со всей ответственностью. 

Предлагаем план из 7-ми шагов — двигаясь по нему, вы определите собственные требования к TMS и составите четкое ТЗ, не потеряете деньги и придёте к результату. Следуя этим шагам, вы сможете выбрать решение, которое наилучшим образом будет соответствовать потребностям вашего бизнеса.

Кроме этого, мы подготовили чек-лист для выбора TMS-системы. Скачать его можно здесь.

Шаг 1: Посмотрим, что есть

Приступив к выбору TMS-системы в логистике, первым делом проанализируйте вашу текущую IT-инфраструктуру: составьте список программ, в которых работает ваши сотрудники. В списке могут быть:

1. CRM-система для работы с клиентами и партнерами (1С, Битрикс, amoCRM и др.);
2. Система управления складом (Warehouse Management System);
3. Cистема управление автопарком (Fleet Management System) для контроля технического состояния машин, управления ресурсами, графиком и т.д.;
4. Программы для мониторинга и маршрутизации;
5. Модуль для проведения SPOT-торгов и тендеров, распределения заявок;
6. ПО для управления очередью погрузки;
7. Программы для BI-аналитики и визуализации данных.

Список может состоять из пары пунктов (Excel, биржа грузоперевозок / маркетплейс, Telegram) или десятка строк. В любом случае, он поможет зафиксировать, что у вас уже есть, и станет частью технического задания для поставщиков логистической TMS.

Шаг 2: Поймём, как с этим быть

На следующем шаге давайте критически посмотрим на наш список и ответим на вопросы:

— Насколько каждое из решений соответствует потребностям вашего отдела? 

— Насколько устойчивы ваши программы для логистики? Как часто вы сталкиваетесь с ошибками, перезагрузкой, несохранением данных, «зависанием»?

— Насколько вы удовлетворены скоростью работы ПО?

— Как вы оцениваете ваши программы для логистики — они умеют делать достаточно или у ваших конкурентов софт получше? 

Можно ввести бальную систему — она поможет оценить функционал, стабильность и скорость программ. В заключении вы должны ответить на ключевой вопрос: Какие операции нужно / хотелось бы автоматизировать или ускорить? 

У вас должна получится таблица текущих возможностей с оценками и ответ на главный вопрос, который поможет выбрать TMS для управления перевозками со всем необходимым. Возможно, в процессе вы поймете, что вам необходим современный модуль проведения торгов — он дает возможность разыгрывать заявки между перевозчиками и снижать цены на их услуги. 

Проведенный анализ позволит определиться, какую функциональность вы хотите улучшить, сохранить, добавить или убрать.

Шаг 3: Определимся с ожиданиями

На первых двух этапах мы проанализировали существующую IT-инфраструктуру, увидели ее недостатки и возможности. Теперь пришло время определить, какими преимуществами ее обогатит современная TMS-система. Давайте посмотрим, что может предложить хорошая система управления грузоперевозками — Transportation Management System:

Интерфейс для создания заявок на грузоперевозку

В правильной TMS создание заявок на доставку товаров занимает всего несколько минут. Все данные заносят один раз через API, затем они подгружаются по запросу в любую заявку — и нет необходимости добавлять информацию вручную. 

В системе должны храниться всё, что нужно для создания рейса:

• Адреса точек погрузки / разгрузки
• Шаблоны с описанием транспортных средств
• Параметры грузов
• Данные водителей и перевозчиков
• Графики работы складов
• Тип упаковки и т.д.

Возможность проводить торги

71% опрошенных логистов говорят, что TMS-система помогает им снижать транспортные расходы. Больше всего в этом участвует встроенный механизм торговых процедур: заявки на перевозки можно разыгрывать на аукционах на снижение цены. Работает это так: перевозчики, с которыми у вас уже заключен договор, соревнуются, чтобы получить одну или несколько заявок — предлагают минимально возможную цену. Заявку получает партнер, который делает лучшее предложение и обеспечивает приемлемое качество услуг. Можно сэкономить еще больше, если проводить тендеры и отдавать определенный объем перевозок по направлению перевозчику с лучшей «оптовой» ценой. 

Проведение торгов среди перевозчиков повышает KPI логистического отдела. У некоторых компаний получается сэкономить 12% бюджета на доставку уже в первый месяц использования TMS. Большинство руководителей логистики выбирают систему управления транспортом в первую очередь по этому критерию.

Мониторинг грузов и маршрутизация

Строго говоря, эти функции не входят в базовый набор логистической ТМС, но во многих продуктах они доступны. Если по каким-то причинам эти модули отсутствуют, система должна в режиме реального времени отправлять (и получать) данные по заявкам в сторонние ПО для отслеживания грузов и планирования маршрутов.

Интеграция с корпоративными системами

Опция must have — онлайн-обмен информацией с корпоративными программами, в которых работают логисты, руководители, бухгалтера вашей компании. Как минимум, с 1С система управления грузоперевозками точно должна дружить, интеграцию с другими программами могут настроить во время развертывания нового продукта.

Отчетность и аналитика в автоматическом режиме

Хорошая TMS-система не только автоматизирует большинство логистических процессов — в первую очередь, она повышает их прозрачность. Для этого продукт должен уметь быстро создавать отчеты о работе перевозчиков, логистов и даже водителей. В этом случае, управление цепочками поставок становится открытой книгой — и вы можете быстро проанализировать в режиме онлайн:

• Экономию, полученную на торгах. 
• Длительность проведения аукционов и закрытия срочных заявок, ставки и количество участников торгов и др.
• Весь массив данных по заявкам: требования к ТС, направления, начальные / лучшие / итоговые цены на аукционе, время закрытия SPOT-заявок. 
• Данные об эффективности каждого логиста.
• Обоснованность расходов: из таблиц и графиков вам должно быть понятно, почему заявка досталась конкретному перевозчику.
• Эффективность работы партнеров-перевозчиков: как часто допускаются опоздания, как тайминг рейсов укладывается в график и т.д.
• Разбивка затрат по направлениям.

Именно в возможностях аналитики скрывается секрет успеха любой TMS — в распоряжении грамотного руководителя обязательно должен быть этот инструмент. Он поможет повысить эффективность всей корпоративной логистики.

Шаг 4: Сформулируем цели

Определив, что у нас есть, и что может быть, обозначим цели внедрения TMS-системы. Большинство руководителей отделов логистики хотят получить:

• Экономию транспортных расходов;
• Автоматизацию операций и бизнес-процессов;
• Повышение эффективности работы сотрудников (=более эффективное использование рабочего времени персонала);
• Улучшение видимости логистических процессов;
• Шлюз для взаимодействия между собой всех блоков логистической IT-инфраструктуры.
• Простую и понятную рабочую среду, где можно быстрее решать профессиональные задачи.

Зафиксируйте, что вы хотите от внедрения TMS. В конце проекта загляните в эти записи, с ними будет проще оценить удалось ли получить то, что ожидали.

Информация исследовательского агентства JBF Consulting

Шаг 5: Определим тип системы управления грузоперевозками

Существует три основных типа TMS платформ:

1. Собственная разработка

Программу пишут с нуля разработчики в штате или на аутсорсе. Решение учитывает большинство ваших потребностей и особенностей, степень кастомизации — максимальная. Столь же высокой будет и стоимость. Разработка, тестирование, внедрение, а затем и окупаемость системы займет много времени и потребует большого объема перевозок, которые будут проходить через новую систему.

2. Коробочная версия

Это стационарная программа: вы покупаете корпоративную лицензию и устанавливаете ПО на каждый рабочий компьютер. 

Такие виды TMS для управления перевозками уходят в прошлое: они они слабо учитывают специфику конкретной компании и отрасли, это типовые решения. Использовать их бывает неудобно: для доступа к такой системе нужно приехать в офис и сесть за рабочую станцию. 

3. Облачная TMS

Самое распространенный тип системы. Не требует установки: все операции совершаются прямо в браузере, а все данные находятся на удаленном сервере. Работать в TMS-системе можно из любой точки мира, где есть интернет. Хороший облачный продукт регулярно обновляется — это значит, у него появляются новые функции и улучшения, за которые не нужно ничего доплачивать. Отдельный плюс — возможность изменения системы «под клиента»: разработчики могут добавить функционал по вашему запросу в рамках отдельного проекта. 

При обсуждении условий внедрения облачных TMS обратите внимание на вопросы информационной безопасности: разработчики должны гарантировать конфиденциальность и защиту чувствительных данных. 

Доступ к TMS, как правило, предоставляют не только сотрудникам, но и внешним контрагентам —перевозчикам. В случае коробочной версии, защита этого доступа лежит на плечах самой компании и обеспечивается только за её счет. А в случае облачной системы, безопасность обеспечивают специализированные организации с большим бюджетом на средства защиты и мониторинга.

Каждый тип TMS-системы имеет свои преимущества и недостатки. Выбирайте свой, в зависимости от ваших потребностей в кастомизации, ресурсов IT-отдела и требований к обновлениям.

Шаг 6: Выбираем поставщиков TMS

К этому моменту у вас должно получится полноценное техническое задание. Вы уже знаете:

• Приемлемый для вас тип системы;
• Задачи и цели, которые должна выполнять система управления перевозками на предприятии; 
• Необходимые функции, зоны для автоматизации и ускорения производственных процессов.

Переходим к самому интересному — к непосредственному выбору TMS-системы. На рынке присутствуетдесятки систем управления перевозками: они отличаются по типу, доступному функционалу, качеству интерфейса. При выборе поставщика отдельное внимание рекомендуем уделить вопросам сервиса, внедрения и поддержки. Систему должна разрабатывать большая профессиональная команда. Служба сопровождения должна работать в режиме 24/7. Обязательно наличие специалистов, которые будут заниматься обучением ваших сотрудников и стараться быстрее интегрировать новый продукт в вашу IT-инфраструктуру, помогут отладить технические и бизнес-процессы. 

Убедитесь, что TMS обладает необходимыми функциями (из предыдущих пунктов нашего плана), работает в режиме реального времени, масштабируется и поддерживает расширение функционала в будущем. 

Используйте сравнительную таблицу → для оценки различных TMS-решений по ключевым критериям. Вот примерный список вопросов, которые вы можете задать поставщикам TMS-системы, а ответы систематизировать в таблице. 

Чек-лист по выбору TMS вы можете скачать по ссылке →

Список вопросов для внедрения TMS

Вам необходимо узнать:

• Совместимость TMS с вашими видами перевозок, транспорта и грузов: последняя миля, FTL- и LTL-перевозки и т.д.;
• Ожидаемая экономия времени и финансов;
• Ожидаемый ROI и сроки возврата инвестиций;
• Общая стоимость использования и внедрения;
• Возможности кастомизации;
• Какие методы используются для мониторинга и маршрутизации? Как обстоит дело с работой в труднодоступных местностях? 
• Как проходит процесс внедрения? Какие сроки закладывать на этот процесс?
• Как происходит интеграция с другими системами?
• Обновления и связанные с ними затраты;
• Как осуществляется защита информации?
• Как устроен процесс техподдержки, какая скорость реакции по регламенту?
• Наличие тестового периода для знакомства с продуктом
• Наличие кейсов и рекомендаций.

Нелишним будет проверить соответствие программы 152-ФЗ и присутствие в реестре российского программного обеспечения. Ну и конечно, сравните цены у разных поставщиков: дешевле — не значит лучше, но цены сильно выше рынка тоже могут вызывать подозрение.

Включите в конкурсный список MasterTMS — этот продукт отвечает всем ключевым требованиями и постоянно улучшается.

Шаг 7: Протестируем TMS-систему

Обязательно попробуйте TMS в деле. Оцените интерфейс — он должен быть интуитивно понятным. Важно, чтобы вашим сотрудникам было комфортно работать в программе, они могли использовать все её возможности.

Если планируете строить маршруты, попросите спланировать несколько тестовых рейсов. Эффект от оптимизации должен быть налицо. Не забудьте убедиться, что TMS может интегрироваться с другими системами, которые вы используете в своей компании — для этого можно организовать встречу специалистов IT-отделов вашей компании и организации-подрядчика.

Выбирайте TMS с учетом не только текущих, но и будущих потребностей вашего бизнеса. Помните, что переход с одной системы на другую может быть затратным. В шорт-лист кандидатов стоит добавить MasterTMS — эту систему уже используют более 600 грузовладельцев: ритейлеры, производители строительных материалов, товаров FMCG и другие компании. Профессиональная команда введет вас в курс дела, всё посчитает и проконсультирует.