Будущее транспортной логистики: роль TMS в цифровой трансформации

В условиях быстрых экономических трансформаций компаниям нужны новые решения, которые будут способствовать снижению издержек и созданию условий для масштабирования. Это касается и логистики, которая развивается под влиянием новых технологий. Цифровизация, искусственный интеллект, машинное обучение, BigData — все это находит применение и в грузоперевозках. О том, как меняют облик логистики новые технологии, расскажем в этой статье.

«Ручное» управление логистикой

За последнее десятилетие транспортная логистика испытала значительные трансформации под воздействием цифровых инструментов, к которым собственники компаний прибегали для оптимизации управления, минимизации затрат и повышения эффективности использования ресурсов. Сильнее всего цифровизации перевозок подверглись крупные предприятия. Малый и средний бизнес сегодня часто предпочитает работать все так же по старинке; и в некоторых случаях это действительно может иметь смысл.

Представим производственное предприятие, которое работает с сетями и регулярно поставляет им продукцию. Для того, чтобы осуществить доставку, логисту этого предприятия необходимо заказать транспорт — сформировать запрос, отправить его перевозчикам, рассмотреть полученные от них ценовые предложения, изучить данные по репутации исполнителей и определить того, кто будет осуществлять рейс. Что логисту нужно будет сделать дальше?

• Проконтролировать готовность перевозчика к исполнению заявки;
• Проследить, чтобы загрузка была осуществлена вовремя; в случае опоздания машины исполнителя на склад — связаться с ним для выяснения обстоятельства и донести до клиента информацию о новых сроках поставки;
• Контролировать доставку, чтобы быть в курсе, если на том или ином этапе перевозки случится нестандартная ситуация, и оперативно принимать решения по исправлению случившейся проблемы;
• Удостовериться, что груз прибыл к клиенту, и проследить за проведением выгрузки;
• Собрать и зафиксировать все данные по проведенному рейсу —включая дополнительные затраты на доставку из-за возвратов и простоев;
• Подготовить все необходимые документы для перевозки и проконтролировать взаимообмен подписанными версиями;
• Рассчитать эффективность перевозки по ключевым метрикам.

Когда можно управлять логистикой вручную? Если предприятие ХХХ работает с одним исполнителем, не имеет необходимости каждый раз проводить торги и выбирать перевозчика «под рейс», а рейсов на доставку совсем немного — логист может обойтись мессенджерами и табличкой в Excel.

Почему это не подходит для крупных компаний?

Если предприятие работает с несколькими перевозчиками, осуществляет много рейсов и обслуживает требовательные торговые сети, управление логистическими операциями будет более эффективным с применением программы для грузоперевозок. Почему «ручное» управление для такой компании не подойдет?

1. Слишком высокие трудозатраты

Чтобы доставить груз, логисту потребуется выполнить набор действий: сформировать сведения по рейсу, составить заявку, выбрать перевозчика, получить сведения об исполнителе рейса, и так далее. Все эти действия сами по себе несложные, но их выполнение требует времени, и чем больше рейсов будет у предприятия, тем больше рабочего времени логиста «съест» рутинная деятельность.

2. Легко допустить ошибку

Если обмен информацией осуществляется вручную, то есть с применением мессенджеров или почты, — это увеличивает риски из-за «человеческого фактора». Логист пропустил письмо с отказом от рейса — не смог быстро найти машину по приемлемой цене, значит, будет вынужден воспользоваться услугами исполнителя с более высоким прайсом. Перевозчика забыли уведомить о времени загрузки? Он не отправит машину к нужному времени, следовательно, груз не доставят в срок. Логист не заметил письма о том, что груз задерживается в дороге, — не предупредил об этом грузополучателя, что привело к конфликту. Такие ошибки оборачиваются штрафами, которые могут составить до нескольких процентов от всех затрат на перевозку груза, а также ухудшением отношений с контрагентами.

3. Отсутствие «видимости» процессов

Если все взаимодействие с исполнителем производится вручную, то в случае наступления кризисной ситуации логисту потребуется время, чтобы разобраться, что именно произошло и почему.

Представим, что груз не прибыл в нужное время, и распределительный центр требует предоставить информацию по срокам поставки. Чтобы сделать это, логисту понадобится поднять информацию по рейсу из истории мессенджера или почты, связаться с исполнителем, выяснить причины задержки и уточнить, когда груз приедет на РЦ, после чего связаться с клиентом и согласовать с ним новую информацию. Это будет долго, что, скорее всего, вызовет недовольство получателя груза, который хотел бы разобраться с ситуацией «здесь и сейчас». Такие случаи приводят к снижению клиентской лояльности, и, как следствие, — к дополнительным расходам.

4. Невозможно эффективно анализировать

Если предприятие ХХХ ведет управление логистикой вручную — это значит, что вся информация содержится в разных источниках. Из-за отсутствия единой системы данных логисту будет практически невозможно валидировать информацию и формировать эффективную аналитику перевозок, а руководству компании — строить на ее основе прогнозы будущей деятельности по грузоперевозкам.

Чем крупнее предприятие, тем более высокими будут его потребности в уменьшении количества рутинных операций, снижении вероятности ошибок, повышении «прозрачности» процессов вкупе с необходимостью анализировать и строить прогнозы. Удовлетворить такие потребности смогут решения в сфере цифровизации логистики.

Эффективное управление логистикой — цифровое

Цифровые инструменты транспортной логистики, основанные на использовании современных технологий, способствуют повышению мобильности и гибкости управления логистическими операциями. Представленные на российском рынке инструменты цифровизации можно отнести к трем категориям:

• Логистический маркетплейс: система-посредник, которая связывает владельца груза и перевозчика, получая комиссию со сделок. Обсуждение, взаиморасчеты, — все производится внутри системы;
• Дашборды с «подпиской»: владелец груза размещает заявку, грузоперевозчик связывается с ним для выяснения деталей. Вся коммуникация происходит «снаружи» сервиса;
• Готовые системы цифровизации перевозок: платформы, которые позволяют оптимизировать различные стороны логистических процессов — в частности, работу с регулярными и спотовыми заявками, закрытые тендеры по выбору исполнителей, маршрутизацию перевозок с учетом тайм-слотов, отслеживание грузов, ведение документооборота, мониторинг бюджета, анализ данных.

Наиболее востребованными у крупных предприятий являются решения третьего типа, так как они способны закрывать максимально широкий круг задач. Системы управления грузоперевозками, или TMS, — это программы для логистики, которые позволяют обрабатывают большие массивы данных и принимать на их основе взвешенные решения. Это снижает вероятность потерь и уменьшает риски. Помимо этого, использование Transportation Management System делает процесс грузоперевозок «прозрачным», что упрощает управление перевозками, а также обеспечивает возможность контроля на всех этапах доставки груза.

Как TMS оптимизирует управление логистикой?

Система для перевозок TMS — это единое цифровое пространство для ведения корпоративной логистики, обеспечивающее выполнение ряда функций и автоматизирующее целый спектр логистических и смежных с ними процессов. Давайте рассмотрим на примере облачного решения MasterTMS, как система для грузоперевозок оптимизирует управление транспортной логистикой.

MasterTMS снимает с логиста ряд рутинных обязанностей. Формирование заявок, расчет маршрутов с учетом временных окон в логистике, рассылка уведомлений, мониторинг грузов, подготовка документов — все эти задачи система осуществляет в автоматическом режиме с минимальным вовлечением человека в процесс. MasterTMS позволяет контролировать весь спектр логистических операций и управлять всей коммуникацией с участниками процесса грузоперевозок, что минимизирует влияние «человеческого фактора» и позволяет повысить эффективность транспортно-логистической деятельности.

Использование MasterTMS не только оптимизирует логистические процессы и повышает их эффективность, но и позволяет значительно снижать издержки. По данным ООО «ТН Цифровая логистика», применение системы управления грузоперевозками MasterTMS на 9-21% уменьшает затраты на перевозку, и значительно сокращает сроки доставки, что осуществляется благодаря применению таких инструментов, как торговые процедуры, маршрутно-транспортная оптимизация, электронное делопроизводство и цифровая аналитика.

Кроме этого, MasterTMS объединяется с другими цифровыми продуктами, которые использует предприятие, — ERP, OMS, WMS, решениями в сфере «управления двором» (ярд-менеджмент — Yard Management System | YMS), аналитическим программным обеспечением, бухгалтерскими системами, транспортными биржами, и даже с внешними системами и сервисами. Взаимопроникновение цифровых решений в пределах одной системы для логистики обеспечивает возможность централизованно работать с данными, оптимизирует логистические операции, делая их более «видимыми», минимизирует объем рутинной деятельности и повышает качество клиентского сервиса.

Роль программ для перевозок в цифровой трансформации не ограничивается управлением логистикой: Transportation Management System — это больше, чем просто инструмент управления, это целая среда, внутри которой сорганизуются, направляются и оптимизируются ключевые бизнес-процессы транспортной логистики. И хотя на сегодняшний день в FTL перевозках уровень обращения к автоматизации логистики все еще недостаточно велик для того, чтобы говорить о полной цифровизации отрасли, — более 65% логистических компаний уже используют системы для грузоперевозок на основе искусственного интеллекта для того, чтобы решать оперативные и стратегические логистические задачи. А значит, можно говорить о том, что в транспортной логистике будущее уже наступило.