Перевозчики подмочили репутацию компании: как обезопасить себя, работая с грузоперевозчиками
Рынок автомобильных грузоперевозок в России продолжает расти. По подсчетам российской консалтинговой фирмы Strategy Partners, рынок автоперевозок в России ежегодно растет на 5–8% — к 2030 году объем рынка может достигнуть 3,03 трлн руб., что почти на 40% больше, чем по итогам 2022-го (2,18 трлн руб.).
Подавляющее большинство игроков на рынке — частные перевозчики с 1-2 машинами. Поэтому для грузоотправителей работа с перевозчиками продолжает быть рискованной. К сожалению, иногда они нарушают сроки доставки, повреждают или теряют груз. Такие ошибки партнёров в логистике в итоге подрывают доверие клиентов именно к грузоотправителю, а также наносят ему финансовый ущерб. Размер ущерба может составлять от нескольких сотен тысяч до десятков миллионов рублей.
В СМИ регулярно появляются сообщения о потере или краже груза. Например, недавно по пути из Москвы в Казань бесследно пропал грузовик с зубной пастой: сумма ущерба для грузовладельца превысила 1,17 млн рублей.
Чтобы сохранить репутацию, компании-грузоотправителю важно выстроить правильные отношения с перевозчиками. Вот что можно сделать:
- контролировать работу перевозчиков с помощью TMS с модулем мониторинга;
- работать только по договору;
- проверять репутацию перевозчиков до подписания договора;
- и заранее готовиться к непредвиденным ситуациям.
Рассмотрим подробнее каждый пункт.
Контроль работы грузоперевозчиков
Даже при работе с надёжным перевозчиком нужно контролировать выполнение договорённостей и процесс транспортировки. Вот как можно организовать мониторинг перевозок грузов:
Автоматизация с помощью TMS. Transportation Management System или TMS — это система управления транспортом, она помогает «оцифровать», частично автоматизировать и сделать прозрачной всю логистическую цепочку. Многие TMS включают системы мониторинга грузового транспорта.
Например, MasterTMS позволяет отслеживать местоположение и статус груза, получая обновления в реальном времени. За это отвечает связка «приложение водителя + модуль мониторинга в TMS на экране диспетчера». А функция автодозвона подстрахует, если внезапно пропал сигнал на смартфоне водителя: робот делает звонки с заданной периодичностью и просит сообщить текущее местоположение / статус рейса: от водителя в рейсе требуется только нажать на кнопки или пройти по ссылке. Данные также поступают на рабочий компьютер диспетчера.
Датчики мониторинга. Системы мониторинга грузов отслеживают местоположение транспорта, а датчики — условия перевозки, включая температуру, влажность и другие физические параметры. Это важно при транспортировке скоропортящихся или хрупких товаров.
Заключение договора об организации перевозок
Договор с перевозчиком — это главный документ, защищающий грузоотправителя. При его составлении учтите следующие моменты:
Ответственность сторон. Пропишите, кто отвечает за сохранность груза на всех этапах его перевозки, кто и в каких случаях отвечает за ущерб, как будут компенсироваться убытки, в каких условиях будет действовать страховка. Добавьте пункт о штрафах за несоблюдение сроков доставки.
Порядок передачи и приёмки груза. Установите чёткие условия приёмки: кто и как проверяет целостность груза во время его отправления и по прибытии. Включите в договор описание процедуры фиксирования нарушений, например, акты приёма-передачи, фото или видеофиксацию повреждений.
Работа с претензиями должна быть налажена как грузовладельца, так и у перевозчика. Именно для этого в нашей TMS-системе мы сделали специальный раздел: там можно описать проблему, отправить второй стороне фото, видео и документы, и в режиме онлайн общаться, чтобы разрешить спорную ситуацию. Это значительно ускоряет урегулирование претензий.
Форс-мажоры и чрезвычайные ситуации. Установите порядок действий при авариях, природных катастрофах, забастовках и других непредвиденных обстоятельствах. Укажите, что перевозчик обязан уведомлять вас о любых непредвиденных задержках или проблемах.
Подписать договор между грузовладельцем и перевозчиком можно прямо внутри модуля TMS. Например, MasterTMS предлагает базовый договор, который уже учитывает основные интересы грузоотправителя, в системе есть механизм аккредитации новых перевозчиков, в соответствии с требованиями грузовладельца.
Проверка репутации перевозчика
Перед подписанием договора с новым контрагентом проведите комплексную проверку его надёжности.
Изучите отзывы о партнёре. Такие отзывы есть на специализированных биржах грузоперевозок. Также на основе отзывов и опыта клиентов такие платформы составляют рейтинги грузоперевозчиков. Помимо бирж, отзывы можно поискать на специализированных сайтах отзывов.
Изучите доступные данные о контрагенте. Для этого найдите перевозчика в открытом реестре ЕГРИЛ или ЕГРЮП. Это можно сделать, зная название, ИНН, ОГРН или ОГРНИП. С помощью выписки из ЕГРИЛ или ЕГРЮП проверьте, соответствует ли фактическая деятельность контрагента той, которая заявлена в реестре. Также там указана дата регистрации, которая поможет понять, как долго существует компания.
Проверить финансовую стабильность и другие аспекты деятельности. Для этого используйте специализированные сервисы, которые обычно знакомы корпоративной Службе безопасности, а также следующие открытые источники:
- сайт ФНС — для поиска информации по налоговым задолженностям;
- сайт ФССП — для поиска сведений об исполнительных производствах;
- картотеку арбитражных дел — для поиска информации по судебным делам;
- вестник государственной регистрации — для поиска данных о реорганизации, ликвидации, банкротстве;
- ФГБУ ГМЦ Росстата — для поиска данных о бухгалтерском балансе организации.
Проверить страховку. Обычно грузы страхуют сами перевозчики, но условия страховки бывают разными. Поэтому важно проверить, действительно ли страховка покрывает нужные вам риски. Для проверки условий запросите у партнёра копию страхового полиса или сертификат от страховой компании. Для проверки подлинности полиса позвоните в страховую компанию и сообщите его номер.
Подготовка к непредвиденным ситуациям
Во время транспортировки могут возникнуть неожиданные проблемы, приводящие к утрате или повреждению груза. Вот рекомендации, как подготовиться к таким ситуациям:
Разработка чёткого плана действий. Убедитесь, что сотрудники вашей компании знают алгоритм действий в случае повреждения или утраты груза: от уведомления руководства и страховой компании до оперативного составления актов. Назначьте ответственных, которые будут этим заниматься.
Подготовка документов для страховой компании. Пропишите порядок сбора доказательств: фотографии повреждённого груза, видеофиксация и составление актов с подписью представителей обеих сторон. Соблюдайте сроки подачи претензий в страховую компанию, чтобы избежать отказов.
Формирование страховых резервов. Компенсация от страховой компании не всегда покрывает весь ущерб, да и выплаты могут задерживаться. Поэтому стоит заранее сформировать страховые резервы для покрытия убытков, чтобы быстрее компенсировать ущерб и продолжить работу без.
Сократить количество страховых случаев можно с помощью системы мониторинга транспорта: модуль TMS позволяет быстрее получать информацию о проблемах и оперативно реагировать на любые внештатные ситуации.
Заключение
Эффективное сотрудничество с перевозчиками требует тщательной проверки, чёткого договора, отслеживания перевозок, мониторинга доставки до двери (последняя миля), а также готовности к форс-мажорам. Соблюдение этих мер поможет сохранить репутацию и защитить бизнес от рисков.
Защищенность обеспечивает оперативная информация и высокая прозрачность логистических процессов. Получить всё это можно с помощью системы MasterTMS — ей уже пользуются более 600 предприятий России.
В качестве одного из преимуществ системы, наши клиенты отмечают возможность создания своего пула провернных перевозчиков, поддержание и развитие этого актива, в том числе через механизм рейтингов. Созданный пул перевозчиков и механизм конкуренции, заложенный в аукционах MasterTMS, гарантируют: груз всегда будет кому везти, по адекватным ценам и с минимальными рисками.