Электронный документооборот в логистике и платформа Гослог. К чему готовиться

Летом 2025 года ожидается полноценный запуск сервиса ЭДО и системы «единого окна» в грузоперевозках. Рассказываем, что это значит для предприятий, грузовладельцев, перевозчиков и других участников транспортного процесса.

Несмотря на повсеместную цифровизацию, 90% документов в логистике остаются бумажными — их отправляют по почте и передают из рук в руки. Министерство транспорта решило исправить ситуацию и начала разработку Национальной цифровой транспортно-логистической платформы (НЦТЛП или «ГосЛог»). Электронный документооборот (ЭДО) и система «единое окно» — ключевые инструменты платформы, они должны ускорить платежи и оформление перевозок, упростить взаимодействие участников рынка, сократить бюрократию.

К 2030 министерство хочет на 20% ускорить доставку грузов, а для этого, среди прочего, требуется ускорение бизнес-процессов как госорганов, так и бизнеса. В планах Минтранса — заменить 32 млрд бумажных страниц документов на цифровые, и обеспечить 170 млрд рублей экономии бизнеса за счет замены бумажного документооборота на цифровой.

Достичь поставленных целей планируется с помощью цифровой платформы «ГосЛог». Это государственная информационная система, созданная для интеграции всех участников транспортно-логистической цепочки (грузоотправители, перевозчики, таможня, порты, терминалы и др.) в единое цифровое пространство. Платформа должна:

• автоматизировать оформление грузов,
• ускорить согласования и другие бизнес-процессы,
• сократить время простоя транспорта,
• устранить бумажный документооборот,
• повысить прозрачность, скорость и предсказуемость логистики.

Планируется, что «ГосЛог» объединит 12 сервисов, реестр уведомлений о перевозке грузов и единое цифровое пространство, которое содержит данные о перевозчиках, транспортных средствах, маршрутах и сопутствующую документацию. В систему войдет также реестр перевозчиков, «цифровой профиль перевозчика», возможно — и реестр экспедиторов.

Что такое «единое окно» на платформе Гослог

Ключевой сервис новой цифровой платформы — «единое окно». В него участники рынка смогут загружать документы для ФТС, ФНС, Россельхознадзора и прочих ведомств. Сначала в тестовом формате он будет работать через Госуслуги. Все процедуры, связанные с оформлением грузов (таможенные, фитосанитарные, транспортные и др.), будут выполняться через единую точку доступа. После загрузки документа через сервис он окажется в общем доступе для всех органов исполнительной власти. И не важно, по какому маршруту и каким видом транспорта осуществляется перевозка.

Как может работать «единое окно» в Гослог:

1. Участник загружает данные о грузе и документацию в НЦТЛП.
2. Система автоматически распределяет информацию между контролирующими органами (таможня, Россельхознадзор, Ространснадзор и др.).
3. Ответы и разрешения возвращаются через ту же платформу.

Преимущества «единого окна»:

• Упрощение процедур: Не нужно обращаться в каждую инстанцию отдельно.
• Сокращение сроков: Одновременная обработка запросов.
• Прозрачность: Статус груза можно отслеживать онлайн.

Система позволит перевозчикам не дублировать данные в разные госорганы, а один раз загрузить на платформу, экономя время и деньги.

Электронный документооборот: без него не обойтись

В рамках Национальной цифровой транспортно-логистической платформы электронные документы и «единое окно» работают совместно:

• ЭДО обеспечивает юридическую силу документам.
• «Единое окно» гарантирует их автоматическую обработку всеми ведомствами.

Пример при международной перевозке:

1. Перевозчик оформляет электронную накладную (ЭДО).
2. Данные автоматически передаются в таможню через «единое окно».
3. Таможня проводит досмотр и выдает разрешение.
4. Вся цепочка занимает часы вместо дней.

ЭДО в логистике предполагает оформление перевозочных документов исключительно в электронном виде (сейчас оформлять перевозку можно бумажными или электронными документами по выбору сторон). Список таких документов должно устанавливать правительство. Их выдача будет проводиться с помощью «единого окна» на платформе «ГосЛог».

Инициатива проходит в рамках эксперимента, который инициировало Министерство транспорта РФ.

Эксперимент охватывает все виды транспорта. В нём могут добровольно участвовать следующие участники рынка:

• грузоотправители,
• грузоперевозчики,
• операторы электронного документооборота,
• а также федеральные органы исполнительной власти, ОАО «Российские железные дороги» и АО «Российский экспортный центр».

Участники эксперимента должны подключиться к «Гослог», а также к Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), которая работает в России с 2022 года. Она обеспечивает оформление в электронном виде транспортной накладной, заказа-наряда, сопроводительной ведомости, путевого листа и других документов.

Предполагается, что компании отрасли будут загружать в систему все данные по каждой перевозке, а контрольно-надзорные органы – ФТС, Роспотребнадзор, Россельхознадзор – выгружать из системы всю необходимую информацию. Это позволит избежать дублирования и лишних запросов от государственных органов. В ходе эксперимента планируется убрать из оборота «лишние» документы и создать унифицированные формы ключевых бумаг.

Полноценный запуск эксперимента по электронному оформлению грузоперевозок планировался в конце I квартала 2025 года.

Как бизнесу подготовиться к нововведениям

Готовиться к переходу на цифровые форматы нужно уже сейчас, уверены участники рынка. Для подготовки и плавного перехода грузовладельцы выбирают базовую систему для цифровизации логистики — TMS, transportation management system.

Одно из самых популярных предложений на рынке — MasterTMS. Это облачная платформа помогает за месяц автоматизировать и перевести в цифровой формат работу логистов и диспетчеров, а также взаимодействие с перевозчиками.

MasterTMS позволяет наладить мониторинг грузов в реальном времени, маршрутизацию и распределение грузов по ТС — без дополнительных затрат на оборудование и лицензии. Решение автоматизирует рутинные операции, повышает производительность сотрудников, обеспечивает защиту данных, а также помогает бизнесу соответствовать инициативам государства по обелению и цифровизации логистики.

MasterTMS поддерживает электронный документооборот внутри периметра грузовладельца, автоматически создает все важные документы по заявкам, позволяет их подписывать в электронном виде и мгновенно обмениваться ими с перевозчиками.

Корпоративным пользователям MasterTMS удается сократить расходы на логистику на 9% — 21% и увеличить показатель своевременно доставленных отгрузок до 95%. Система помогает ускорить движение документов и денег.

Посчитать вашу выгоду от внедрения TMS, ЭДО и цифровых решений помогут наши специалисты: https://master-tms.ru