Как снизить расходы на отгрузки: 12 способов, актуальных в 2024 г.

Ключевая задача логистики — оптимизация издержек с сохранением качества отгрузок, и в ситуации, когда предприятие развивается, возрастает и необходимость ее решения. В этой статье поговорим о том, что делать, чтобы уменьшить издержки, и как с помощью TMS оптимизировать транспортную логистику. 

Из чего складывается затраты на отгрузки?

В процессе масштабирования все те проблемы, которые предприятие испытывало в связи с хранением и перемещением товаров, укрупняются; в том числе это касается затраты на отгрузки, которые растут вместе с развитием предприятия. Затраты эти складываются из нескольких составляющих:

• транспортные издержки — могут занимать до 58% расходов на логистику и включают в себя все траты, связанные с транспортировкой товаров; 
• складские издержки — «съедают» до 12% бюджета на логистику и связаны с использованием мест для хранения продукции: сюда входят аренда, техническое обслуживание, коммунальные услуги, расходы на инвентаризацию и прочее; 
• администрирование (заработная плата сотрудников, накладные расходы, технологические решения, управленческие издержки) — оттягивает на себя остальную часть бюджета. 

Учитывая, что расходы на логистику в зависимости от профиля деятельности предприятия в среднем составляют около 10% от объема его издержек, — на деле управление цепочками поставок выливается в значительные суммы.

Что делать, чтобы уменьшить издержки?

Помогут следующие стратегии снижения затрат:

1. Внедрение технологических инноваций

IT-решения позволяют снизить затраты на отгрузки за счет повышения качества управления цепочками поставок. В логистике к технологическим инновациям обращаются в контексте использования искусственного интеллекта, машинного обучения, «облачных» сервисов и других цифровых продуктов; это позволяет повысить скорость работы с данными, автоматизировать даже самые сложные сектора деятельности, снизить вероятность ошибок из-за «человеческого фактора», объединяться с другими участниками грузоперевозки в единую экосистему, и прогнозировать с высокой долей вероятности потенциальные проблемы, причем как внутренние, так и вызванные внешней средой.

2. Маршрутно-транспортная оптимизация

На стоимость отгрузки влияет то, чем, как и по какому маршруту перевозится груз. Снизить расходы помогут такие меры, как проведение торговых процедур для поиска наиболее рационального предложения, выбор максимально эффективного пути движения транспортного средства, отслеживание всего процесса перевозки грузов, автоматизация документооборота, а также своевременный учет внешних факторов — таких, как колебание расценок на топливо или динамика рыночного спроса. 

3. Бережливое управление

Анализируя данные, можно избежать переизбытка и недоукомлектации товарно-материальных ценностей. «Держать руку на пульсе» помогает внедрение систем управления заказами и складским учетом, которые могут быть как самостоятельными IT-продуктами, так и являться частью единой экосистемы менеджмента грузоперевозок.

4. Диверсификация

Налаживать долгосрочные отношения с поставщиками и другими участниками процесса грузоперевозок — это ценно, но для того, чтобы развиваться, бизнесу необходимо разнообразие. Возможность выбора среди нескольких подрядчиков способствует экономии средств на отгрузках за счет обращения к исполнителю с самой выгодной ценой; еще она открывает возможности для прозрачной конкуренции, что благотворно сказывается на развитии рынка. Снижение издержек через стратегию диверсификации поставщиков достигается путем использования торговых процедур.

Все четыре стратегии, приведенные выше, объединяет в себе TMS — Transportation Management System, программное решение для управления грузоперевозками в сегменте FTL (Full Truck Load).

Как TMS помогает оптимизировать затраты?

Управление системой транспортной логистики на основе TMS позволяет автоматизировать целый ряд повторяющихся логистических задач. Организацию доставки, создание маршрутов, отслеживание движения грузов, аналитику перевозок, формирование документооборота TMS переводит из разряда «ручных» задач в задачи цифровые, что позволяет выполнять их быстро, безошибочно и малыми ресурсами. Transportation Management System не только предоставляет решения по оптимизации грузоперевозок, но и закрывает все потребности, начиная от размещения заявки на грузоперевозку и заканчивая выставлением счетов — благодаря тому, что на базе нее также действуют отдельные модули для Order Management System, Warehouse Management System, Yard Management System, автоматизирующие управление заказами и менеджмент складской деятельность.

12 приемов снижения расходов на отгрузки в 2024 г.

По данным «ТН Цифровая логистика», компании-разработчика системы для грузоперевозок MasterTMS, внедрение Transportation Management System позволяет на 20% сократить расходы на транспортировку, и на 30% — уменьшить сроки доставки. Такие показатели достигаются путем обращения к целому комплексу инструментов, в который входят:

1. Торговые процедуры

Рыночные цены непостоянны; разыгрывая рейс на аукционе и определяя перевозчика на основе ценового предложения, грузовладелец может рассчитывать на то, что получит самый выгодный тариф. Это не означает, что выбирать можно только по критерию цены: например, TMS-программа для грузоперевозок MasterTMS позволяет отслеживать и другие характеристики контрагента — качество SLA, информацию о претензиях, данные об эксцессах.

2. Автоматизация 

В систему для логистики внесены все необходимые формы, и ту же заявку на доставку можно создать за пару минут. Можно завести отдельные шаблоны на определенные грузы, пункты доставки, средства перевозки; благодаря Transportation Management System создается «служба единого окна», в которой контролируются все процессы. 

3. Электронное делопроизводство

Программа для перевозок ускоряет все процессы, позволяя уйти от бумажного документооборота. Это позволяет ускорить работу логистов — соответственно, и уменьшить потребность в дополнительном персонале.

4. Аналитика перевозок

«Прозрачность» всех процессов в осуществлении грузоперевозок способствует их быстрому улучшению. В частности, в TMS-программе для логистики MasterTMS можно анализировать динамику колебания цен, показатели эффективности сотрудников отдела логистики и качество работы партнеров. 

5. Учет затрат

Учитывая расходы в автоматическом режиме, с помощью системы для грузоперевозок можно найти «слабые места» в транспортной логистике, и наметить способы сохранения бюджета на отгрузки.

6. Отчетность

Автоматизация перевозок позволяет формировать различные виды отчетов. Фиксируя данные о расходовании запасов, информацию о несоблюдении сроков и другим эксцессам можно улучшить прогнозирование и повысить качество управления отгрузками — что обязательно отразится на экономической эффективности.

7. Эксплуатация транспорта

Цифровизация логистики способствует уменьшению простоев, нулевого и порожнего пробега, а также обеспечивает положительный накопительный эффект от использования транспорта, сокращая расходы на заработную плату водителей, приобретение расходников и запчастей, техническое обслуживание.

8. Маршрутизация перевозок

Независимо от того, собственным транспортом пользуется предприятие для осуществления магистральных перевозок или привлекает сторонних перевозчиков, — построение оптимального маршрута с учетом всех точек в цепочках поставок снижает издержки на отгрузки за счет учета факторов, влияющие на удорожание (например, тайм-слотов — «временных окон» в логистике, пиковых значений цен, приоритетов, характеристик транспортных средств и особенностей перевозимых грузов). Прокладывая маршрут автоматическим образом, TMS помогает выбрать самый короткий и самый быстрый путь, что уменьшает время в пути и увеличивает производительность логистического процесса. 

9. Диспетчеризация

Если без TMS логисты вынуждены дозваниваться до водителей и писать им в мессенджеры, то с системой управления грузоперевозками делать это вручную не придется: для этого есть автоматическая система с чат-ботом., приложением для водителей и обзвоном с помощью искусственного интеллекта.

10. Мониторинг

Раньше нужно было отслеживать местоположение водителя по точке на карте, а теперь этим занимается система, которая уведомляет о том, как проходит рейс и как скоро транспортное средство достигнет точки, а также сообщает о непредвиденных ситуациях. Результаты мониторинга хранятся в архиве, и к ним можно обращаться для того, чтобы использовать их в аналитике.

11. Контроль уровня обслуживания

Претензии и обращения принимаются в автоматическом режиме, они не могут быть утеряны и у каждой из них есть срок отработки и ответственные за его исполнение. Пользователи MasterTMS отмечают, что эта функция повышает уровень сервиса и не остается незамеченной клиентами.

12. Интеграция

TMS-систему для логистики можно объединять с другими системами — например, ERP, WOS, OMS, CRM. Это позволяет комплексно управлять бизнес-процессами и обеспечивает кумулятивное влияние на снижение затрат — в частности, воздействуя на качество осуществления «управления двором», или ярд-менеджмента.

Используя Transportation Management System для управления отгрузками, предприятие может сократить издержки за счет выбора оптимальной цены на перевозку груза путем использования конкурсных процедур, оптимизации загрузки и маршрутов, оперативного мониторинга и повышения надежности доставок. Как показал опыт пользователей MasterTMS, применение системы управления грузоперевозками позволяет увеличить эффективность работы — причем не только в компании, которая перевела транспортную логистику на цифровую платформу, но и у ее партнеров.