Как провести аукцион на грузоперевозку и сэкономить на логистике
Многие поставщики и ритейлеры отдают перевозку груза на аутсорсинг. Транспортная компания выбирается, исходя из соотношения стоимости и качества оказываемых ею услуг. Оценивается и ряд других важных показателей. Заказчики нередко проводят тендеры, в результате которых победитель получает определенный объем перевозок. Иногда это всего лишь одна транспортная компания, но обычно грузовладельцы выбирают несколько перевозчиков и сотрудничают с ними продолжительное время. Автоматизировав процесс выбора партнера по перевозкам, можно существенно сократить расходы на транспортировку грузов, а это зачастую почти половина всех расходов на логистику.
Если процесс управления транспортной логистикой не автоматизирован, планирование и организация перевозок состоят из множества долгих рутинных операций. Логисты вручную отправляют заявки, дожидаются ответа от перевозчика, уточняют детали и сопоставляют условия. Кроме этого, по каждой заявке нужно оформить и подписать необходимый пакет документов. Компании приходится постоянно звонить, посылать много писем и бумаг, чаще всего по электронной почте. В таких условиях есть риск упустить выгодные цены на грузоперевозки, потому что на оценку актуальных рыночных предложений просто не хватает времени и ресурсов.
В режиме одного окна
Автоматизировать управление транспортной логистикой, делая этот процесс более удобным и быстрым, можно с помощью систем управления грузоперевозками или TMS-систем (от англ. – transportation management system). Такие системы представляют собой набор инструментов, который позволяет автоматизировать логистические процессы и сокращать расходы на перевозки. Кроме того, они выполняют роль коммуникационной площадки между грузовладельцами и перевозчиками. Например, платформа MasterTMS позволяет вести все взаимодействие с перевозчиками в едином окне:
– создавать заявки и назначать перевозчиков;
– проводить конкурсные процедуры отбора исполнителей;
– планировать маршруты;
– отслеживать доставку грузов;
– обмениваться электронными документами;
– анализировать эффективность перевозок, используя отчетность.
Благодаря тому, что MasterTMS является облачной платформой, у пользователя появляется возможность быстро начать ее использование без затрат на внедрение. Логист грузовладельца регистрируется в системе и может заходить в нее через браузер своего компьютера. Он может приглашать в систему постоянных партнеров по перевозкам, высылая им специальную ссылку-приглашение. Также грузовладелец может разместить открытую ссылку на различных ресурсах, чтобы приглашать к совместной работе новых перевозчиков. В этом случае потенциальные партнеры должны будут пройти проверку службой безопасности системы MasterTMS и получить аккредитацию для доступа к заказам.
Собственный опыт
В качестве примера практического использования системы рассмотрим опыт компании «Белла Волга» – крупного поставщика гигиенических, косметических и медицинских изделий. Компания на эксклюзивной основе поставляет в сетевые магазины по всей России продукцию более чем десяти брендов (гигиенические изделия Bella, подгузники для детей Happy, парфюмерно-косметические изделия Pollena-Eva, перевязочные материалы марки Matorat, а также бытовую химию Dr.Max и др.).
Компания искала TMS-систему для учета перевозок и коммуникации со всеми партнерами в рамках одного окна. Главными критериями при выборе программного обеспечения были скорость внедрения, простой и интуитивно понятный интерфейс, прозрачная работа торгов. Ключевой целью было исключение человеческого фактора и создание прозрачной рыночной конкуренции между законтрактованными перевозчиками.
В итоге выбор был сделан в пользу системы MasterTMS. Внедрение системы произошло в максимально сжатые сроки. Сотрудники клиентской поддержки MasterTMS провели демонстрацию сервиса и сделали обзор функционала системы, после чего логисты ООО «Белла Волга» быстро влились в процесс и начали работать в системе самостоятельно. Интерфейс системы прост и удобен в использовании, при этом служба клиентской поддержки также помогает адаптироваться в системе. На сегодняшний день компания перевела весь объем заказов в MasterTMS.
Как известно, транспортные компании предлагают разные цены на свои услуги. Порой можно получить качественный сервис за меньшие деньги. Аукционные заявки в MasterTMS позволяют проводить конкурсы на конкретную перевозку. Процесс проведения торгов выглядит следующим образом:
1. Грузовладелец создает аукционную заявку, вносит в нее все необходимые данные, а также устанавливает время проведения аукциона и шаг понижения цены.
2. Перевозчики делают ставки.
3. По окончании аукциона выбирается победитель, который назначается исполнителем перевозки.
Во время торгов перевозчики делают ставки, каждая из которых должна быть меньше предыдущей в соответствии с шагом аукциона. Все участники видят ценовые предложения друг друга, что создает между ними конкуренцию и стимулирует понижать цены на свои услуги.
В процессе торгов грузовладелец и перевозчик получают уведомления о статусе аукционной заявки, которые приходят в системе и дублируются на электронную почту. По окончании аукциона определяется победитель, который предложил минимальную цену. Он должен подтвердить участие в перевозке и загрузить в систему подписанный договор-заявку. В MasterTMS весь документооборот автоматизирован, поэтому перевозчик может добавить автоматически подписанный договор-заявку и приступить к выполнению рейса.
Для водителей есть специальное мобильное приложение MasterTMS, устанавливая которое они могут брать заказы на перевозку, участвовать в аукционах и обмениваться документами.
Эффективность работы
Под цели компании «Белла Волга» в системе MasterTMS была настроена отчетность, в которой можно посмотреть данные всех субъектов перевозки и сравнить плановое и фактическое время прибытия в первый и последний пункты маршрута, а также количество промежуточных точек.
Все коммуникации с перевозчиками и учет перевозок осуществляются в режиме одного окна, что значительно экономит время логистов компании. Торги проводятся быстро и прозрачны для всех перевозчиков. Удалось также добиться рыночной конкуренции среди постоянных партнеров по перевозкам.
«Мы приобрели ряд преимуществ, которыми наша компания ранее не владела, – рассказывает Андрей Алабин, руководитель отдела логистики компании «Белла Волга». – Среди них можно выделить: размещение заказов на электронной площадке, возможность проведения торгов, прозрачность и доступность информации для всех перевозчиков, отчетность, минимизацию влияния человеческого фактора».
MasterTMS помогает компании освобождать значительную часть времени логистов, которое они могут использовать для анализа ситуации на рынке грузоперевозок и пополнения пула партнеров по перевозкам новыми контактами. Если у грузовладельца есть несколько контрагентов, качество работы которых его устраивает, он может выбирать, с кем из них работать. В таких условиях начинает действовать классический закон рынка: если предложение превышает спрос, возникает конкуренция, которая ведет к снижению цен.
Платформа MasterTMS легко интегрируется с уже работающими сервисами через открытое API. Для того чтобы начать пользоваться сервисом, достаточно зарегистрироваться на сайте MasterTMS. Работа с системой не предполагает никаких оплат лицензий и подписок на сервис. Грузовладелец платит небольшой процент от себестоимости перевозки, что сразу покрывается достигнутой при торгах с перевозчиками экономией. Платформа предоставляет бесплатный пробный период в течение 30 дней, который позволяет оценить экономический эффект.
Автоматизация выбора подрядчиков на перевозку может стать важным конкурентным преимуществом ритейлера и значительно повысить эффективность логистики.
Источник: Retail.ru